COD về chậm hay lệch số thì làm gì

Tin nhắn em nhận nhiều nhất không phải "hàng đâu rồi" mà là "sao tháng này tiền về thiếu".

Và gần như lần nào cũng vậy: không ai gian cả. Hai bên đang đếm theo hai mốc khác nhau.

Vì sao lệch

Shop đếm theo ngày tạo đơn. Bên vận chuyển trả tiền theo ngày giao thành công và đối soát xong. Đơn tạo ngày 28 mà giao ngày 2 thì nó rơi vào kỳ sau. Shop nhìn vào tháng này thấy thiếu, nhưng tiền không mất, nó nằm ở kỳ kế.

Mấy nguồn lệch hay gặp:

• Đơn tạo cuối kỳ, giao đầu kỳ sau.
• Đơn đang hoàn, chưa về kho nên chưa chốt được.
• Phí phát sinh (giao lại, lưu kho, đổi địa chỉ) trừ vào kỳ này nhưng đơn thì của kỳ trước.
• Đơn khách nhận rồi trả lại một phần.
• Shop tự tính cước theo bảng giá, nhưng đơn thực tế bị cân lại và đổi mức.

Nhìn danh sách đó là thấy vì sao "trừ bằng tay" không bao giờ ra. Phải đối chiếu theo mã đơn, không theo tổng.

Cách đối chiếu cho ra chỗ lệch

Làm một lần cho kỹ, lần sau nhanh lắm.

1. Xuất hai bảng. Bảng đơn của shop và bảng đối soát của bên vận chuyển, cùng một khoảng thời gian.
2. Khoá theo mã đơn, không khoá theo ngày. Mã đơn là thứ duy nhất hai bên cùng hiểu giống nhau.
3. Tìm đơn chỉ có ở một bên. Đây thường là chỗ ra tiền. Đơn có ở bảng shop mà không có ở bảng đối soát thì hoặc chưa giao xong, hoặc chưa tới kỳ.
4. Với đơn có ở cả hai, so cột tiền. Lệch thường là phí phát sinh hoặc cân lại.
5. Chỉ những đơn còn lệch sau bốn bước trên mới đáng đi khiếu nại.

Làm đúng thứ tự này thì danh sách đi khiếu nại thường rút từ vài chục đơn xuống còn hai ba đơn. Và hai ba đơn thì bên nào cũng xử lý nhanh, vì nó cụ thể.

Nhắn "tháng này thiếu mấy triệu" thì không ai xử lý được. Nhắn "ba mã đơn này, đối soát ghi thế này, shop ghi thế kia" thì xử lý được trong ngày.

Làm sao để lần sau đỡ cực

Đừng tính dòng tiền theo ngày tạo đơn. Tính theo chu kỳ đối soát của bên vận chuyển. Đổi cách ghi sổ một lần là hết lệch ảo.

Chừa một khoản đệm. Shop nhỏ hay bị kẹt vì dự tính tiền về đúng ngày. Chừa ra vài ngày đệm thì một kỳ về trễ không làm đứt việc nhập hàng.

Lưu bảng đối soát từng kỳ. Có người xoá đi rồi ba tháng sau mới phát hiện vấn đề, lúc đó không dựng lại được nữa.

Đừng gom khiếu nại. Mỗi bên có thời hạn riêng. Gom lại báo một lượt là có đơn đã quá hạn.

Chỗ em làm được

Em ngồi đối chiếu cùng anh/chị, nhất là lần đầu - lần đầu là lần mất thời gian nhất, mà cũng là lần dạy mình thấy hệ thống đang đếm kiểu gì. Sau đó anh/chị tự làm được trong mươi phút.

Những đơn còn lệch thật thì em mang sang làm việc với SPX. Em không hứa đòi được hết - quyết định cuối cùng là của SPX Express, hợp đồng là giữa shop và họ, em là người giới thiệu và hỗ trợ. Nhưng em không để anh/chị ngồi một mình với cái bảng Excel.

Cần số liệu gốc về chính sách và chu kỳ đối soát thì đọc thẳng tài liệu SPX: