Shop mới cần gì trước khi chạy đơn đầu tiên
Năm thứ nên có sẵn trước khi đơn đầu tiên rời kho. Thiếu cái nào thì sửa sau cũng được, trừ một cái.
Shop mới hay hỏi em: cần chuẩn bị gì trước khi chạy đơn đầu tiên?
Câu trả lời thật là: ít hơn anh/chị nghĩ. Nhưng có một thứ sửa sau rất mệt, nên em xếp nó lên đầu.
1. Chỗ lấy hàng cố định
Đây là thứ sửa sau mệt nhất, nên nói trước.
Địa chỉ lấy hàng quyết định ai tới lấy, lấy lúc nào, và cước tính từ đâu. Đổi địa chỉ giữa chừng thì phải báo lại, tuyến thay đổi, và mấy đơn đang đi dễ rối.
Chưa có kho thì lấy tại nhà cũng được, hoàn toàn bình thường. Nhưng chọn một chỗ rồi ở yên đó vài tháng, đừng nay nhà nay kho.
Và chọn chỗ nào mà có người ở đó trong khung giờ lấy hàng. Shipper tới hai lần không gặp là đơn trễ, mà trễ thì khách huỷ.
2. Cách ghi sổ, dù chỉ là file Excel
Chưa cần phần mềm. Một file với mấy cột này là đủ cho vài tháng đầu:
| Cột | Để làm gì |
|---|---|
| Mã đơn | Khoá để đối chiếu với bên vận chuyển |
| Ngày tạo, ngày giao xong | Hai mốc này khác nhau, và chính nó gây lệch COD |
| Tiền hàng, cước, COD thực nhận | Ba số này đừng gộp làm một |
| Trạng thái | Giao xong, đang hoàn, đã hoàn |
Thiếu cột "ngày giao xong" là sau này không đối soát được. Em viết kỹ chuyện này trong bài về COD.
3. Quy cách đóng gói thống nhất
Chọn một hai cỡ hộp rồi dùng cố định. Đóng mỗi đơn một kiểu thì không bao giờ biết tỉ lệ bể là do hàng hay do gói.
Cố định rồi mới đo được, đo được rồi mới sửa được.
4. Một câu trả lời sẵn cho khách khi đơn trễ
Nghe nhỏ nhưng cứu nhiều đơn. Khách nhắn "sao lâu vậy" lúc 10 giờ tối, mà anh/chị trả lời sau hai ngày, thì đơn đó mất.
Soạn sẵn hai ba câu, dán vào khi cần. Không phải để đối phó - để trả lời kịp.
5. Tư cách pháp lý, khi đủ lớn
Chỗ này em nói cho rõ vì hay bị hiểu lẫn.
Bán vài chục đơn một tháng, hàng của nhà làm, thì chưa cần vội. Nhưng khi đã nhập hàng, xuất hoá đơn, hoặc sàn yêu cầu, thì cần hộ kinh doanh hoặc công ty.
Dấu hiệu nên làm:
- Khách doanh nghiệp đòi hoá đơn.
- Sàn yêu cầu giấy tờ để mở gian hàng chính hãng.
- Nhập hàng số lượng lớn cần hợp đồng đầu vào.
- Muốn ký hợp đồng vận chuyển với mức áp dụng cho doanh nghiệp.
Cái cuối cùng liên quan trực tiếp tới việc em làm, nên nói rõ: hợp đồng vận chuyển là giữa shop và Công ty TNHH SPX Express. Shop cá nhân hay hộ kinh doanh đều đăng ký được, nhưng giấy tờ cần chuẩn bị thì khác nhau. Gọi em, em xem trường hợp cụ thể của anh/chị cần gì.
Chỗ gộp được
Em làm giám đốc Công ty TNHH Truyền thông, Công nghệ và Giải trí Vui Cười Lên. Mấy việc thủ tục ở mục 5 - thành lập hộ kinh doanh, đăng ký doanh nghiệp, kê khai thuế, kế toán - bên em và đối tác IAI Partner làm được.
Ngoài ra còn setup phòng livestream, quản trị gian hàng thương mại điện tử, làm web, nối API lấy đơn về báo cáo tự động.
Nói rõ: mấy dịch vụ đó báo giá và hợp đồng riêng, không nằm trong phần vận chuyển SPX. Em nêu ra vì nhiều shop đang chạy quanh năm sáu đầu mối cho mấy việc này, mà gộp lại một chỗ thì đỡ hơn.
Muốn bắt đầu gửi hàng?
Để lại tên và số, hoặc bốc máy gọi em An cho nhanh.
Tóm lại
Thiếu mục 2, 3, 4 thì bổ sung dần được. Thiếu mục 1 thì sửa sau mệt. Mục 5 chờ tới lúc cần.
Còn đơn đầu tiên thì cứ chạy. Chờ đủ hết mới bắt đầu là chờ mãi.